Как провести инвентаризацию на складе

На каждом складе хранения вещей актуален вопрос о соответствии количества товаров и партий грузов, а также об отчетной документации в виде квитанций, ведомостей и электронных баз данных. В идеале эти данные должны совпадать абсолютно точно, однако на практике такое не всегда случается. Одним из факторов, которые значительно усложняют процедуру учета, является сложность отслеживания уменьшения количества органических грузов из-за естественных физический и химических процессов: усушка, порча и прочие аспекты, которые в общем можно назвать естественной убылью. Иногда возможны и нераскрытые факты хищения имущества (разумеется, при воровстве никто не будет документировать факт кражи). К тому же персонал, который работает на складе, при получении и отгрузке товаров периодически может допускать ошибки, которые ведут к пересортице, недостачам или излишкам. Вероятность таких ошибок можно в несколько раз уменьшить, если применить метод адресного хранения. Иногда бывают и такие ситуации, когда в процессе оформления первичных документов допускается арифметическая или другая техническая ошибка. Чтобы устранить все неточности учета, проводится инвентаризация хранимого имущества. Данное мероприятие проводится для устранения расхождений между данными про учтенное и фактическое количество ценностей, а также для выявления фактов хищения и порчи имущества.

Инвентаризацию необходимо проводить хотя бы раз в год перед оформлением годового отчета. Но на практике многие проводят полную инвентаризацию минимум раз в месяц, а то и при выходе на работу каждой новой смены кладовщиков (проводят частичную внеплановую инвентаризацию). Это делают для того, чтобы избежать материальной ответственности в случае пропажи или порчи ценных грузов.

Каждой плановой инвентаризации должен предшествовать приказ, постановление или любой другой нормативный документ о проведении инвентаризации, в котором утверждаются сроки проведения данного мероприятия, инвентаризируемые объекты и состав инвентаризационной комиссии. Обычно в состав комиссии входят: руководитель складского комплекса или его заместитель, а также заведующий складом, главный бухгалтер или его заместитель, представитель общественности, представитель охранной службы, дежурные кладовщики и другие должностные лица, привлекающиеся для проведения этой процедуры. Могут также присутствовать независимые эксперты и представители аудиторских служб. Если один из членов утвержденной комиссии на момент начала инвентаризации отсутствует, то она считается недействительной.

Подготовка к инвентаризации

Перед проведением инвентаризации всем подразделениям компании, которые ответственные за расположение товаров на складе, необходимо провести все операции по выверке остатков (возвраты клиентам и поставщикам, списание брака, обмены и недопоставки). Если же по каким-либо причинам товар остался на складе, то он складывается отдельно, маркируется и в инвентаризации не участвует. Как правило, все товары расположены по адресам, поэтому перед проведением процедуры нужно проверить соответствие расположению в информационной системе и физическому расположению. За день до инвентаризации работники склада должны максимально заполнить ячейки на складе комплектования, убрать лишнее на паллетный склад, а также привести в порядок рабочие места (ведь часто на рабочих местах контролеров можно найти много товаров). Весь склад следует разделить на зоны так, чтобы одна инвентаризационная группа, состоящая из трех человек, смогла подсчитать свой участок за один рабочий день.

Бракованный и нетоварного вида товар должен находиться в отдельном месте на складе и на отдельных виртуальных складах информационной системы, он инвентаризуется по отдельной ведомости. До начала проведения данного мероприятия новые поступления должны перейти в статус товара для продажи и быть перенесенными в информационной системе на места хранения. Еще есть виртуальный склад для обозначения товара, который «исчезает» во время между инвентаризациями. Например, он расположен в неуказанном месте или «пересортился» с другими товарами. Перед инвентаризацией этот товар также перемещается по учету на места хранения для попадания в инвентаризационные ведомости.

Проведение инвентаризации

В первую очередь печатаются два типа ведомостей инвентаризации на складе: для подсчета на ячейках хранения (ведомости печатаются по порядку ячеек), и для подсчета товаров на паллетном складе (отсортированные по алфавиту). Помните, что участники инвентаризации пересчитывают лишь тот товар, который расположен на закрепленном за ними участке склада. Если же товар отсутствует в ведомости, то он складируется в определенном месте и разбирается отдельными работниками.

Работникам, которые подсчитывают товары на ячейках, нужно достать весь товар с ячейки, пересчитать посерийно, дописать серию, если та не указана в ведомости, и занести количество в ведомость. Подсчитанные серии следует выложить в порядке возрастания количества. Работники, которые подсчитывают товары на дополнительных местах хранения и на паллетном складе, должны указать в ведомости номер дополнительной ячейки, на которой фактически расположен товар. После завершения подсчета на инвентаризационном листе ставятся фамилии и подписи всех членов рабочей бригады, делается ксерокопия и лист передается одному из операторов для ввода в информационную систему. После этого группы меняются копиями ведомостей с другими группами для перепроверки подсчетов. Если были выявлены расхождения, то листы с исправлениями передают старшему оператору для исправления данных в информационной системе.

Завершающий этап

После пересчета и выявления расхождения между учетным и фактическим количеством товара, выводится результат инвентаризации. Как правило, его выводят в денежном эквиваленте, это или недостача, или экономия. И то, и другое в больших количествах является предметом разбирательства для службы безопасности. Основными причинами недостачи являются факты хищения, халатности, а также ненадлежащего хранения (браки и просрочка обычно падают на недостачу). Причинами чрезмерной экономии могут стать: обман клиентов (недовложение товаров при отгрузке), махинации с документами (сокрытие приходных документов) или с учетной программой 1С (существуют методы, которые позволяют искусственно увеличивать экономию склада).

В результате выявляются виновные лица, к которым применяются различного рода взыскательные меры (от материальной и административной до уголовной ответственности). Ответственные лица сумму недостачи компенсируют из своей заработной платы, что оговорено условиями трудового договора или контракта. По результатам инвентаризации иногда даже проводят кадровые перестановки (руководителей понижают в должности).

Инвентаризация на данный момент является единственным действенным методом контроля целостности хранения. Альтернативой может выступать лишь полная автоматизация процессов обработки грузов с исключением человеческого фактора.

Заметили ошибку? Пожалуйста, выделите текст с ошибкой и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить об этом редакции.

Вы сообщаете об ошибке в следующем тексте:
Для завершения просто нажмите "Отправить ошибку". Также Вы можете добавить комментарий.