Как провести инвентаризацию в магазине

В целях сохранности товаров, расходных материалов и прочего имущества торговые организации должны регулярно проводить инвентаризацию магазина, то есть процесс пересчета имеющегося в магазине товара и сверки фактических и учетных данных по наличию. Инвентаризация является строго регламентированным процессом, порядок проведения которого закреплен на законодательном уровне. Следует учитывать некоторые особенности при проведении инвентаризации в магазине, которые связаны со спецификой торговой деятельности.

Подготовка учетной системы

Прежде всего, нужно закрыть период, восстановить базу, устранить наиболее вопиющие случаи некорректных движений, назначить исполнителей из независимых аудиторов и выбрать время переучета. Переучет должен проводиться в неработающем магазине, например, ночью, но существуют круглосуточные магазины, которые желают провести учет без закрытия. Такая позиция считается неправильной, но если ее не избежать, то нужно учитывать некоторые моменты.

Сначала выбирается время минимальной загрузки магазина, это делается на основании почекового анализа продаж. Если во время переучета проводиться еще и приемка товара, то она обязательно должна проводиться в другом месте, чтобы переучетные и принятые товарные запасы не перемешались. Доступ к отдельным полкам нужно блокировать на то время, пока на этой полке товар пересчитывается. Как только инвентаризация будет завершена, сумму выявленных недостач нужно будет скорректировать на сумму продаж текущей смены.

Пересчет товаров

Пересчет товаров необходимо произвести максимально быстро и максимально точно. Именно поэтому уже неотъемлемой частью работы любого магазина является система штрихкодирования (с учетом размерной сетки, если речь идет о магазине одежды или обуви) и использование терминалов сборов данных (с учетом весовых штрихкодов и штрихкодов упаковок, если говорим о продуктовой рознице). Разумеется, что пересчет товара происходит так, что аудиторы с терминалами ходят по магазину и сканируют все товары.

Следует отметить, что бригад, сканирующих товары, должно быть две, в результате чего должно получиться два полных документа, куда будут внесены все остатки. После этого при помощи специального инструмента «сравнение инвентаризаций» должна сформироваться картина из тех позиций, которые две группы посчитали по-разному. Такой подход значительно снижает вероятность ошибки, ведь даже если обе бригады допустят ошибку, то вероятность того, что они неправильно посчитают одну и ту же товарную позицию равна 0,1% или даже меньше. Конечно, такая технология требует дополнительные временные затраты, но обеспечивает более высокую точность пересчета.

Еще один вариант пересчета товаров сохраняет вероятность ошибки, но требует значительно меньше времени на проведение инвентаризации. В этом случае потребуются две группы сотрудников, одна из которых должна ходить по магазину, пересчитывать товары и клеить бумажки с их количеством, а другая бригада при помощи терминалов сбора данных сканирует штрихкоды и сразу же вводит количество товара в документ.

Весовой товар можно подсчитать двумя способами, если он не расфасован. Можно расфасовать его в рамках инвентаризации, а можно взвесить на весах и записать в специальный бланк с внутренним кодом товара (причем внутренний код на бланке должен быть обязательно). В основном позиций весового товара в магазине гораздо меньше, чем остального, поэтому внесение в базу остатков, перечисленных вторым способом, не займет много времени. Пересчет прикассовой зоны можно немного облегчить. Для этого кассиру нужно провести через кассу все товары, сформировать документ специального вида и сбросить его в учетную систему, заполнив документ «инвентаризация».

Результаты инвентаризации

Когда у Вас будут готовые результаты инвентаризации, необходимо провести анализ, тем более, если эти результаты Вас не удовлетворяют. На сумму инвентаризации сильно может повлиять пересорт товара. Обязательно нужно проверить, если какая-то дорогая позиция идет большим минусом, возможно, аналогичная дешевая — плюсует. Это можно объяснить ошибками продавцов и последствиями весов самообслуживания. Если у Вас вызовет некоторое сомнение недостача или излишек по товару, также следует проверить, какой он имел результат по прошлой инвентаризации. Помните, что все сомнительные результаты обязательно нужно проверять. Следует учитывать абсолютно все факторы, в том числе и естественную убыль. Если результаты неудовлетворительны, при этом Вы проверили все несколько раз — налицо факт хищения, а это уже совсем другая история.

Как провести ревизию

Сегодня в мире предпринимательства и огромного количества торговых центров, павильонов и магазинов существует еще одна необходимая операция, с помощью которой можно подсчитать количество товара, находящегося на реализации и выяснить, не происходит ли со стороны недобросовестных продавцов хищение товара.

В отличие от инвентаризации, ревизия является внезапным мероприятием, главной целью которого является выявление законности проводимых на предприятии хозяйственных операций. Ревизию обычно выполняют внешние контролирующие органы, по окончании составляют акт, в котором указывают все недостатки, ошибки и злоупотребления со стороны хозяйственного субъекта.

Руководство магазина само решает, когда проводить ревизию, или же она проходит в соответствии с графиком, который обозначает ревизор или ревизорская группа данной компании. Проводить ревизию — это означает контролировать весь процесс от начала и до конца. Чтобы ее провести, сначала нужно детально ознакомиться с книгами прихода-расхода, а также с программой, в которой расписано, сколько товара находится на балансе в данный момент. Затем каждую группу товаров следует отдельно посчитать по их наличию, после чего сравнить полученные данные с обозначенными в сводном балансе. В идеальном варианте они должны полностью совпадать. Однако на практике часто происходит так, что товары куда-то исчезают. Этому может быть несколько объяснений, но для начала стоит исключить ошибку в пересчете. Для этого тот же ассортимент нужно еще раз проверить поштучно и если выявится недостача товара, начать анализ, как это могло произойти. Некоторые торговые фирмы разделяют сумму товара, который был утрачен, на всех продавцов, которые по данному направлению товара вели торговлю. Возможны и случаи кражи покупателями, однако ревизия не расследует, а выясняет, есть ли недостача или нет.

Ревизию лучше всего проводить в конце месяца, поскольку она станет хорошим итогом работы и позволит помесячно анализировать наличие убытков в данном торговом секторе. Всех участников данного мероприятия необходимо предупреждать заранее. Кроме того, нужно будет составить протокол ревизии, в котором будут подписи всех лиц, которые принимали участие в ней.

Ревизия является очень действенным инструментом не только контроля, но и психологического устрашения продавцов, поскольку она показывает, что любое хищение продукции станет дополнительной финансовой нагрузкой на всех, кто имел хоть какое-то отношение к продукции.

Вы сообщаете об ошибке в следующем тексте:
Для завершения просто нажмите "Отправить ошибку". Также Вы можете добавить комментарий.