Оптимизация бизнес-процессов

Каждая компания со временем приходит к тому, что нужно автоматизировать собственные процессы. Руководство понимает, что это может позволить сэкономить время на выполнении процессов, а также увеличит прибыль компании. Однако правильная оптимизация это сложный процесс, который может затянуться на год, а то и более. О том, какую пользу несет оптимизация, вам расскажет эта статья.

Оптимизация бизнес-процессов

В любой компании существует определенный ряд бизнес-процессов, который выполняют ее сотрудники. К ним относятся закупки и продажи, управленческие и производительные процессы, делопроизводство и другие. Если компания уже занимается автоматизацией существующих процессов, это помогает ей ставать более эффективной. Лишние ланки удаляются, а нужные – добавляются, что, в конечном счете, влияет на прибыль предприятия. Когда в компании внедрена система менеджмента качества за стандартом ISO 9001, это является показателем высокой бизнес-культуры. Она несет в себе подход к компании как к большому количеству процессов и подразумевает, то все бизнес-процессы в ней выделены и описаны.

Специальные компании имеют специалистов по автоматизации, которые принимают участие в выделении процессов, их описании и оптимизации. Через некоторое количество времени любой идеально выстроенный процесс нуждается в реорганизации. Нужно учитывать изменения в условиях работы, новые рабочие места и новые процессы, любые закономерности. Без оптимизации могут возникнуть конфликты, которые не дозволяют нормально функционировать отдельным частям предприятия, что будет сказываться на количестве заработанных денег.

Потому существует необходимость повторного просмотра и оптимизации процессов на предприятии. В таком случае проводиться анализ (описание модели) и оптимизация (описание будущего построения модели). Также производиться автоматизация на любом предприятии, не зависимо от того, делается ли она целиком или в отдельных подразделениях.

Какие изменения несет бизнес-оптимизация?

  • Снижает операционные затраты;
  • Снижает временные затраты;
  • Увеличивает качество обслуживания клиентов;
  • Повышает управляемость компании;
  • Позволяет достигнуть целевых показателей.

В свою очередь это позитивно влияет на снижение себестоимости услуг или продукции, а также на увеличение привлекательности компании для клиентов. Дополнительно предприятие стает более мобильным в своих решениях, что повышает устойчивость и конкурентноспособность компании.

Также стоить учитывать, что в любой компании все бизнес-процессы связаны между собой. Потому изменения в одном из них могут влиять на множество других. Потому нужно учитывать готовность к изменениям внутри самой компании, когда вы планируете таковые. Лучше начать из изменения небольшого процесса, что не повлечет больших затрат, и постепенно внедрять другие. Если попытаться сделать все и сразу, это может привести к плачевным последствиям, а также к негативному восприятию любых изменений в будущем.

В таком случае рекомендуется в первую очередь оптимизировать документоведение. Факт остается фактом, что оптимизация работы документации внутри компании существенно улучшает качество процессов. Также после того, как вы научитесь вылавливать потенциальные улучшения в документообороте, вы сможете ретранслировать свой опыт на другие сферы работы компании.

Что дает оптимизация бизнес-процессов

Если говорить о том, какие результаты дает оптимизация бизнес-процессов, нужно взглянуть на то, что собой являет сама оптимизация. Никто не может понять значимости какого-то процесса, если не вникнет в его суть. Все начинается с диагностики структуры управления и внутренних бизнес-процессов, а также системы внутреннего контроля. Этот процесс позволяет получить свежую информацию о бизнес-процессах и контроле над ними, сделать оценку их эффективности, а также вычислить проблемные участки для оптимизации.

К диагностике бизнес-процессов относят такие области:

В результате готовиться отчет, в котором будут перечислены проблемные места, области для дальнейшей оптимизации, а также общие рекомендации.

Также диагностика бизнес-процессов в компании может включать бенчмаркинг.

Под этим словом подразумевается анализ процессов и контролей:

  • Качественных и количественных показателей;
  • Лучших практик среди мирового сообщества;
  • Аналогов, которые существуют в отрасли;
  • Среди подразделений компании.

После того, как компания получает четкое виденье всех сфер своей работы, она приступает или нанимает специалистов, которые делают оптимизацию бизнес-процессов, что включает:

  • Описание существующих процессов в копании;
  • Составление карт рисков компании после их анализа;
  • Подготовка описания будущих процессов после оптимизации, а также подготовка плана по внедрению оптимизации;
  • Разработка и проведение дополнительных мероприятий.

Потому можно с уверенность сказать, что оптимизация улучшит работу компании и ее бизнес-процессы, которые учитывают цели, потребности, а также риски компании. Это поможет выстроить эффективные бизнес-процессы и внутренние контроли.

Ошибки при оптимизации бизнес-процессов

Во время оптимизации бизнес-процессов, существует много закономерных сложностей. Например, часто оптимизацией могут заниматься разные сотрудники в разные промежутки времени. При этом страдает определенный стиль и регламент описания. Потому дополнительно нужно разрабатывать регламент описания процессов, определенные стандарты, согласовать значения графических элементов, а также структуру самого документа.

Также часто проблемой является то, что предприятия не уделяют серьезного внимания к обсуждению того, «как надо» выполнять процесс. Если бизнес-процесс автоматизируется за схемой «как есть» это является большим риском того, что в результате получиться «автоматизированный бардак». Потому для лучшей оптимизации, уже во время прописывания процесса «как есть», искать пути для его оптимизации. Иногда такие изменения могут привести к тому, что нужно будет менять организационную систему предприятия.

Еще во время разработки улучшений бизнес-процессов, нужно серьезно акцентировать внимание на описании процессов, так называемом «регламенте». Нельзя изменять какой-то процесс без изменения регламента, так как это приводит к путанице. Также нужно обращать внимание на актуальность регламентов. Для изменения какого-то процесса сначала нужно расписать его на бумаге, потом опробовать и только после этого запускать автоматизацию.

Поспешное внедрение нового программного продукта может также быть минусом оптимизации, если при этом не уделяется достаточное количество внимания для серверов, на которых работает это программное обеспечение. Нестабильные и медленные сервера, неотлаженное ПО приводит к увеличению времени на внедрение продукта. Также сотрудники предприятия с недоверием и неохотой ставятся к таким нововведениям. С помощью медленных серверов можно проводить адаптацию или отладку нового программного обеспечения, однако его внедрение вынуждает иметь достаточно мощный сервер и оптимизированное ПО, которое работает без ошибок.

Работа с персоналом является едва ли не главной задачей в автоматизации бизнес-процессов. Для того чтобы правильно наладить послеоптимизационную деятельность, нужно создать центр компетенции, где будут решаться любые вопросы. Также нужно проинструктировать каждого работника, чтобы он понимал правильное выполнение процесса, а также свою роль в нем.  

На практике для среднего предприятия процесс разработки и автоматизации занимает не больше года, а крупные компании могут потратить на него до двух лет.

Заметили ошибку? Пожалуйста, выделите текст с ошибкой и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить об этом редакции.

Вы сообщаете об ошибке в следующем тексте:
Для завершения просто нажмите "Отправить ошибку". Также Вы можете добавить комментарий.